1.1. Arti Manajemen

A. Istilah
manajemen – to manage – control – mengendalikan, menangani, atau mengelola (Indonesia), mengurus (Malaysia).  Manajemen (management) – kata benda, arti:

Pengelolaan, pengendalian, penanganan (managing),

Perlakuan secara terampil (skillfull treatment),
Gabungan A dan B adalah berhubungan dengan pengelolaan suatu perusahaan, rumah tangga, atau sesuatu bentuk kerjasama dalam mencapai suatu tujuan tertentu.  Dus manajemen sebagai ilmu dan seni.

Management (Inggris) dari akar kata “manus” (tangan), berkaitan dengan managerie=berternak=sekumpulan binatang liar yang dikendalikan di dalam pagar=manage (Latin)=mansionaticum=pengelolaan rumah besar.

B. Konsef

Mendapatkan sesuatu melalui kerja orang lain (Management is getting things done through other people) – harus punya rasa tanggung jawab,

Pembuatan keputusan (Management is decision making).

Mempelajari bagaimana menciptakan effectiveness (doing the right thing/yang benar=strategi) secara efficient (doing the things right/dengan benar=taktik).

1.2. Kedudukan Manajemen Dalam Ilmu

5) Komunikasi

4) Pemimpin (Kepemimpinan)

3) Organisasi

1) Administrasi                             2) Manajemen

Cara baca: manajemen inti dari administrasi, organisasi inti dari manajemen, pemimpin/kepemimpinan inti dari organisasi, komunikasi inti dari pemimpin/kepemimpinan  (Prof. Dr. Sondang P. Siagian, dan Dr. Kartini Kartono).

Dalam  Filosofis budaya melayu (Perahu Sampan Kolek=PSK?), Perahu (P), Lancang Kuning (LK), Bulang Linggi (BL), Perahu Naga (PN)
(dikembangkan atas dasar pemikiran teori x dan  y Amerika, teori z Jepang, teori w Korea, temuan Dr. Kelly).

1) Administrasi (keseluruhan proses kerjasama dua orang manusia atau lebih atas dasar rasionalitas untuk mencapai tujuan yang ditentukan sebelumnya) perumpamaan lautan nan luas; diperlukan 2) Manajemen (ilmu dan seni untuk memperoleh sesuatu hasil melalui kerja orang) ketika hendak berlayar menggunakan PSK; PSK= 3) Organisasi (sistem kegiatan kerjasama) bentuk dalam arti wadah adalah perahu, dalam arti  proses interaksi yang serasi antara peran pemukul beduk dan peran tekong dalam diri seorang 4) Pemimpin yang disebut Kepemimpinan (kontribusi 20%) dengan pendayung=SDM/pegawai/masyarakat (kontribusi 80%); Pemimpin (di depan sebagai pemukul beduk memberi motivasi, semangat/contoh/keteladanan melalui bunyi indah yang dihasilkan pemukul peduk= 5) komunikasi (verbal dan non verbal); dibelakang sebagai tekong/pengemudi/pelurus jalan menuju dermaga tujuan.
Bila pemukul beduk tidak pandai meningkah, bunyi beduk tidak indah, pendayung akhirnya bertingkah (4 sikap pengikut: 1. Ritualitas, 2. Inovator (kreatif), 3. Rebel/pemberontak, dan 4. apatis), atau (ajaran Taoisme: bila pemimpin kreatif pengikut cerdas/pintar, bila pemimpin banyak keinginan, pengikut bertingkah, bila pemimpin kaku, pengikut tidak betah, bila pemimpin banyak nuntut, timbul permusuhan/perselisihan di kalangan pengikut); perahu tidak terarah, walaupun  berpindah/bergerak, karena tekong lemah, akhirnya haluan (objective) boleh berubah.  Kapal akan sampai ke dermaga tujuan membawa pemukul beduk dan tekong (leader) bersama-sama pendayung (follower).

1.3. Teori Manajemen

A. Scientific Management (teori insentif, 1903)

Tokoh: Taylor, Fayol, Gulick, Urwick; focus pada produktivitas dan memudahkan pekerjaan; perlu dikembangkan metode kerja dan standard kerja; muncul time and motion studi (studi gerak dan waktu dalam melaksanakan pekerjaan) prinsif-prinsif kerja; setiap orang dalam organisasi (tinggi atau rendah), harus diberi perlengkapan kerja (yang standard) dan insentif yang tinggi  agar hasil kerja berkualitas.

B. Teori hubungan manusia (human relation, tahun 1930)

Tokoh: Follet, Mayo, Reothlisberger; sanggahan teori finansial – untuk meningkatkan produktivitas kerja, hubungan yang dinamis dan harmonis.

C. Behavior science (teori perilaku, 1950)

Tokoh: Chester I Barnard dan Herbert Simon; gabungan dari teori insentif dan teori hubungan manusia (psikologi, sosiologi, ilmu politik dan ekonomi); focus pada prilaku kerja yang kooperatif dalam organisasi formal (works behavior in formal organizational); “produktivitas kerja individu akan membawa produktivitas kerja organisasi dan akan tergantung pada prilaku orang-orang dalam organisasi” – “prilaku orang akan tergantung pada kebutuhannya; untuk meningkatkan produktivitas organisasi, tingkatkan produktivitas individu, berikan insentif sesuai dengan tingkat kebutuhannya.

1.4.  Perkembangan Generasi Manajemen

1.   Generasi I (Jungle Management)

Pekerjaan lebih banyak dikerjakan sendiri; tidak ada catatan tertulis tentang apa yang telah, sedang, dan akan dikerjakan – dicatat dalam ingatan orang-orang yang menjalankan manajemen; pekerjaan dijalankan secara naluriah – mengalir bersama-sama orang yang saling bekerjasama; prinsif doing thing by ourself.

2.   Generasi II (Management by direction)

Manajemen sudah mulai kokoh sebagai sebuah ilmu; pelopornya adalah Frederick Winslow Taylor (1856-1915) – bapak manajemen ilmiah; cirinya penggunaan wewenang untuk mengarahkan anggota organisasi mencapai tujuan – sering disertai penggunaan paksaan; anggota organisasi kurang memiliki kebebasan untuk berkreasi; belum memperhitungkan kepuasaan pelanggan maupun kepuasan anggota organisasi; mulai berkembang teori-teori kepemimpinan; dinamakan management by direction; prinsip doing thing through by the other people.

3.  Generasi III (Management by Targetting/Management by Objective)

Anggota organisasi diberi kebebasan agar memiliki daya inovasi dan kreativitas – kebebasan diimbangi dengan pemenuhan target-target pekerjaan yang ditetapkan secara kuantitatif untuk mencapai tujuan organisasi – dalam kenyataan target pekerjaan terlampau berat akhirnya membelenggu anggota organisasi kemudian menimbulkan stress; pelopor Peter F. Drucker; mengutamakan nilai produktivitas.

4.  Generasi IV (Value Creative Management)

Tokoh: Brian L. Joiner, ; Ciri utama memadukan antara kualitas, pendekatan ilmiah serta kerja tim dalam suatu segitiga yang dimanakan “joiner triangle”; focus pada kualitas produk yang dihasilkan dalam rangka memberikan kepuasan pada pelanggan (customer satisfaction) disertai kepuasan dari para anggota organisasi – kualitas yang dimaksudkan adalah sebagaimana yang didefenisikan oleh para pelanggan; pencapai kualitas dilakukan melalui berbagai pendekatan ilmiah yang berbasis pada penelitian; pendekatan ilmiah merupakan suatu proses pelajar mengajar mengelola organisasi sebagai suatu sistem; pengembangan proses berpikir serta mengambil keputusan berdasarkan data; berangkat dari rasa percaya pada setiap orang dengan meperlakukan manusia berdasarkan harga dirinya, kepercayaan dan rasa hormat serta bekerja atas dasar pendekatan menang-menang (win-win approach); termasuk manajemen kualitas total (total quality management atau TQM).

5. Generasi V  (Knowledge and Human Networking Management)

Tokoh Charles M. Savage bukunya Fith Generation Management – integrating enterprises through human networking, 1990; mengutamakan kualitas melalui kepuasan individu (pelanggan maupun anggota organisasi); ciri utamanya adalah bagaimana mengintegrasikan perusahaan melalui jaringan manusia; unsur manusia di dalam organisasi dihargai sangat tinggi sebagai individu yang memiliki keahlian-keahlian tertentu; individu anggota organisasi bukan hanya sekedar alat produksi.

No.    Unsur    Generasi I    Generasi II    Generasi III    Generasi IV    Generasi V
01.    Sebutan    Jungle Management    Management by direction    Management by targeting (management by objectives)    Value Creative Management    Knowledge and Human Networking Management
02.    Ciri Utama    Doing things by ourself    Doing thing through by the other people    Mengutamakan target kuantitatif    Mengutamakan target kualitatif, kepuasan pelanggan dan pekerja    Mengutamakan keunggulan perorangan dalam bekerjasama jaringan.
03.    Sumber kekuatan    Diri sendiri    pemimpin    Pemimpin dan tim kerja    Nilai-nilai yang disepakati bersama    Jaringan antara profesional
04.    Tipe organisasi    Tidak ada organisasi    Feodal hierarkis    Struktural dan fungsional    Struktural dan fungsional    Jaringan
05.    Tokoh pelopor (antara lain)    Semua orang yang bekerja bersama    Frederick W. Taylor, G. R. Terry    Peter F. Drucker    Brian L. Joiner    Charles M. Savage
06.    Tahun Perkembangan    –    1800-1980    1970-1990    1990-sekarang    1990-sekarang

1.5. Fungsi Manajemen

A. Fungsi-fungsi organik

Mutlak dijalankan oleh manajemen, bila tidak/tidak mampu, lambat/cepat organisasi mati.

B. Fungsi-fungsi Pelengkap

Tidak mutlak, sebaiknya dilaksanakan, karena pelaksanaan fungsi-fungsi itu dengan baik, akan meningkatkan efisiensi, memperlancar usaha pencapaian tujuan dengan efisien, ekonomis dan efektif (contoh: fungsi komunikasi, tata ruang kantor dll).

FUNGSI-FUNGSI ORGANIK

Henri Fayol

Planning (perencanaan)
Organizing (pengorganisasian)
Commanding (pemberian komando)
Controlling (pengawasan)

Luther M. Gullick

Planning (perencanaan)
Organizing (pengorganisasian)
Staffing (pengadaan pegawai)
Directing (pemberian bimbingan)
Coordinating (pengkoordinasian)
Reporting (pelaporan)
Budgeting (penganggaran)

John D. Millet

Directing (pemberian bimbingan)
Facillitating (mempasilitasi)

Harold Koonts & Cyrill O’donnel

Planning (perencanaan)
Organizing (pengorganisasian)
Staffing (pengadaan pegawai)
Directing (pemberian bimbingan)
Controlling (pengawasan)

George R. Terry

Planning (perencanaan)
Organizing (pengorganisasian)
Actuating (penggerakan)
Controlling (pengawasan)

John F. Mee

Planning (perencanaan)
Organizing (pengorganisasian)
Motivating (pemberian motivasi)
Controlling (pengawasan)

Sondang P. Siagian

Perencanaan (planning)
Pengorganisasian (organizing)
Pemberian motivasi (motivating)
Pengawasan (controlling)
Penilaian (evaluating)

Louis A. Allen

Leading (kepemimpinan)
Planning (perencanaan)
Organizing (pengorganisasian)
Controlling (pengawasan)

Prajudi Atmosudirdjo

Planning (perencanaan)
Organizing (pengorganisasian)
Directing/Actuating (penggerakan)
Controlling (pengawasan)

John Robert Beishline

Perencanaan
Organisasi
Komando
Kontrol

William H. Newman

Planning
Organizing
Assembling
Resources
Directing
Controlling

William Spriegel

Planning
Organizing
Controlling

Lyndak F. Urwick

Forecasting
Planning
Organizing
Commanding
Coordinating
Controlling

Winardi

Planning
Organizing
Coordinating
Actuating
Leading
Communication
Controlling
The Liang Gie

Planning
Decision making
Directing
Coordinating
Controlling
Improving

Seluruh ahli sependapat

Perencanaan
Pengorganisasian
Pengawasan

1.6.  Prinsif-Prinsif Manajemen

Devision of work (pembagian pekerjaan)
Spesialisasi di segala bidang untuk mencapai efisiensi dan efektivitas penggunaan pegawai.

Authority and responsibility (kewenangan dan tanggung jawab)
Keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab

Dicipline (disiplin)
Suasana tertib dan teratur, tunduk, patuh dan taat pada norma, peraturan, dan ketentuan dengan ikhlas dan sedang hati tanpa paksaan

Unity of command (kesatuann perintah)
Perintah, laporan dan pertanggungjawaban      kepada seorang pimpinan.

Unity of direction (kesatuan arah)
Seorang kepala dan satu rencana

Subordination of individual interst to general interst (kepentingan umum di atas kepentingan individu)
Kepentingan umum ditempatkan di atas segala kepentingan.

Remuneration of personnel (gaji/upah/penghasilan)
Sistem dan metode harus adil dan memberikan kepuasan maksimal.

Centralization (sentralisasi)
Disentralisasikan atau didesentralisasikan kepada unit-unit tergantung situasi dan kondisi – yang memberikan hasil yang lebih baik.

Scalar chain (jenjang hirarki)
Tingkatan wewenang dan tanggung jawab (tertinggi – terendah) tidak boleh menyimpang (dapat dipersingkat)

10.   Order (ketertiban)
Material dan sosial (tempat tepat bagi sesuatu  dan seseorang)

Equity (keadilan)
Sikap pemimpin yang baik, ramah dan adil, simpati, kesetiaan dan ketaatan bawahan.

Stability of turn over of personnel (stabilitas jabatan pegawai)
Kepastian, kestabilan dalam bekerja

Initiative (prakarsa)
Kesempatan berprakarsa – indikasi adanya kepuasan

Spirit de corps  (Kesetiakawanan)
Team work dan komunikasi yang baik.

1.7.   Unsur-Unsur Manajemen

Man (manusia)
Sangat menentukan; manusia membuat tujuan; melakukan proses kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan; tanpa manusia tidak akan ada proses kerja; titik pusat (central point) manajemen.

Money (uang)
Uang (penting) sebagai alat tukar dan alat ukur nilai sesuatu usaha (besar kecilnya perusahaan diukur dari jumlah perputaran uang).

Mechines (alat-alat)
Peranan mesin sebagai alat bantu kerja, memudahkan melaksanakan pekerjaan, memberikan keuntungan terhadap tenaga kerja, penggunaannya sangat tergantung kepada manusia, mempermudah tercapainya tujuan hidup manusia.

Methods (metode, cara-cara kerja)
Tercapai atau tidaknya tujuan sangat tergantung kepada cara melaksanakannya, dengan cara kerja yang baik akan memperlancar dan mempermudah jalannya pekerjaan.

Materials (bahan-bahan, perlengkapan)
Manajemen ada karena adanya kegiatan manusia secara bersama-sama untuk mengurus material.

Market (pasar)
Fungsi pasar (penting) untuk memasarkan barang-barang hasil produksi sesuatu kegiatan usaha, pasar penting dikuasai, demi kelangsungan proses kegiatan badan usaha atau industri.

1.8.   Kelompok Manajemen

Tingkatan (hierarchie)
a.    Top management,
b.    Middle management
c.    Lower management

Ruang lingkup
d.    General/macro management
e.    Spesial/micro management

Filosofi
f.    Patrimonial management (hubungan keluarga)
g.    Political management (hubungan politik)
h.    Professional management (keahlian)

Macam Materi
Personnal management
Production management
Industrial management
Financial management
Office management
Transportation management
Marketing management
Accounting management
Education management
Sales management

Sistem/penerapan
1.    Scientific management,
2.    Tradisional/konfensional/untung-untungan,
3.    Manajemen bapak,
4.    Manajemen sistematis,
5.    Manajemen demokratis,
6.    Manajemen terbuka,
7.    Manajemen tertutup,
8.    Manajemen dictator/otokrasi,
9.    Manajemen liberal

PERENCANAAN (PLANNING)

2.1.  Arti Perencanaan

Bermacam-macam pengertian yang diberikan oleh penulis mengenai perencanaan, antara lain:

W. H. Newman
Planning is desiding in advance what is to be done (perencanaan adalah penentuan terlebih dahulu apa yang akan dikerjakan)

Louis A. Allen
Planning is the determination of a course of action to achieve a desired result (perencanaan adalah penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai hasil yang diinginkan).

H. Koontz dan O’Donnel
Planning is the function of a manager which involves the selection from among alternatives of objective, policies, procedures, and programs (perencanaan adalah fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan pemilihan berbagai alternatif tujuan, kebijakan, prosedur, dan program).

Sondan P. Siagian
Perencanaan adalah keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara matang hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan.  Dikenal:

Administrative planning (seluruh unit)
Managerial planning (departemental dan operasional)

George R. Terry
Planning is the selecting and relating of fack and the making and using of assumption regarding the future in the visualization and formulation of proposed activities believed necessary to achieve desired results (perencanaan adalah pemilihan fakta-fakta dan usaha menghubung-hubungkan antara fakta yang satu dengan yang lain, kemudian membuat perkiraan dan peramalan tentang keadaan dan perumusan tindakan untuk masa yang akan datang yang sekiranya diperlukan untuk mencapai hasil yang dikehendaki).

Kesimpulan:
Perencanaan adalah pola perbuatan yang menggambarkan dimuka hal-hal yang akan dikerjakan kemudian.

2.2.   Unsur-Unsur Perencanaan

1.    Rasional (dibuat dengan pemikiran yang rasional; tidak secara khayalan/angan-angan; harus dapat dilaksanakan);

2.    Estimasi (dibuat berdasarkan analisa fakta dan perkiraan yang mendekati/estimate; untuk pelaksanaan yang akan segera dikerjakan);

3.    Preparasi (dibuat sebagai persiapan/pre-parasi;  pedoman/patokan tindakan yang akan dilakukan/bukan untuk yang telah lalu);

4.    Operasional (dibuat untuk dilaksanakan; untuk keperluan  tindakan-tindakan kemudian dan seterusnya;  bukan yang telah lalu).

2.3.   Sifat Perencanaan

Faktual (dibuat berdasarkan fakta/data; memperkirakan kejadian  yang akan datang dalam tindakan pelaksanaan kelak);

Rasional (masuk akal, ilmiah dan dapat dipertanggung jawabkan, bukan angan-angan),

Fleksibel (dapat mengikuti perkembangan kemajuan masyarakat, perubahan situasi dan kondisi; dapat diubah /disempurnakan sesuai keadaan/tidak merubah tujuan),

Kontiniu/berkesinambungan (dipersiapkan untuk tindakan yang terus menerus dan berkelanjutan; tidak untuk sekali tetapi untuk selamanya),

Dialektis (memperkirakan peningkatan dan perbaikan untuk kesempurnaan masa yang akan datang).

2.4.   Fungsi Perencanaan

Interpretasi (dapat menjelasan, menguraikan dan menjabarkan kebijakan umum (general policy)dari bentuk kerjasama (manajemen);

Forcasting (dapat memperhitungkan keadaan dan situasi dimasa yang akan datang);

Koordinasi (sebagai alat koordinasi seluruh kegiatan manajemen);

Ekonomis (mengandung prinsif ekonomis/hemat, agar kegiatan manajemen efisien);

Pedoman (jadi pedoman, patokan atau pegangan pelaksanaan perencanaan dimaksud);

Kepastian (menetapkan dimuka hal-hal yang akan dikerjakan kemudian secara pasti – tidak coba-caba);

Preventive control (alat pengontrol dan penilaian agar terhindar dari penyelewengan dan pemborosan, baik waktu, tenaga, biaya maupun fasilitas manajemen).

2.5.   Prinsif/Asas Perencanaan

Contributeir (membantu tercapainya tujuan manajemen);

Primary activity (kegiatan pertama dari seluruh kegiatan manajemen);

Pervasivitas (mencakupi seluruh kegiatan manajemen, menyeluruh dalam setiap level);

Alternative (adanya alternatif/pilihan – bahan, waktu, tenaga, biaya, dsb);

Efficiency (nilai efisiensi – penghematan dan kerapian);

Limiting factor (factor yang urgen, terang, jelas, tegas dan tidak bertele-tele);
Pleksibilitas (mudah disempurnakan, diperbaiki – disesuaikan dengan situasi dan kondisi yang berubah-ubah);

Strategis (punya siasat/strategi agar diterima atasan, masyarakat maupun anggota untuk dilaksanakan);

2.6.   Macam Perencanaan

1.  Penggunaan
i.    single use plans (sekali pakai)
j.    repeats plan/standing plan (berulang/tetap).
2.  Proses
policy planning
program planning
operasional planning
3.  Jangka Waktu
long range planning (5 – 25 th),
intermediate planning (1 – 5 th),
short range planning (≼ 1 th)
Wilayah/tempat Pelaksanaan
Rural planning
city planning
regional planning
national planning
Materi/objek
personnel planning,
financial planning,
industrial planning,
educational planning,
sosio economic planning,
Segi umum dan khusus
general plans (rencana umum)
special plans (rencana khusus)
over all planning (perencanaan pola kerja umum)
network planning (perencanaan jaringan kerja)

2.7.  Sumber Perencanaan

Kebijakan pucuk pimpinan;
Hasil pengawasan;
Kebutuhan masa depan;
Penemuan-penemuan baru;
Prakarsa dari dalam;
Prakarsa dari luar.